SERVICES DE RÉUNIONS DE VOYAGES W.E.

Le Planificateur de réunions en ligne de W.E. est un système de planification de réunions et d’événements exclusif à Voyages W.E. auquel s’intègrent notre système de réservations Galileo et notre logiciel Events Conference. Pour des réunions de 10 à 3 000 personnes, nous offrons des services de conférence complets, incluant des réservations par Internet sécurisées et des générateurs de rapports pour les données démographiques, la conférence, les inscriptions, les activités, l’hébergement, les déplacements, les expositions, les conférenciers, la vérification, les profils, les lettres personnalisées et plus de 25 rapports sur mesure détaillés, l’inspection des lieux, la négociation des contrats, la préparation pour les meilleurs prix et un service d’information de voyages sur place entièrement fonctionnel.

Le système est conçu sur mesure pour offrir aux syndicats canadiens ce qu’il y a de mieux en matière de services de conférences et d’événements au plus bas prix possible, en combinant l’immense pouvoir d’achat du mouvement syndical canadien au savoir-faire de la meilleure société de gestion de voyages et de conférences du Canada.

Pour le coordonnateur de réunions, tant novice que chevronné, le Planificateur de réunions en ligne de W.E. est un outil extrêmement utile qui aide à planifier les réunions rapidement et à atteindre les objectifs en toute confiance. Qu’il s’agisse de réunions de conseils exécutifs de haut niveau, de séminaires de formation, de séances de négociations, d’événements aux thèmes complexes ou de congrès de 3 000 délégués, Voyages W.E. fournit les ressources nécessaires pour assurer le succès de chaque événement.

UNE PROPOSITION DANS LES 48 HEURES

Avec notre système de Planificateur de réunions en ligne, vous êtes assuré de recevoir une proposition dans les 48 heures de votre demande.

Le système permet même de planifier des réunions à courte échéance. Une fois le formulaire rempli et soumis, vous ne vous occupez plus de rien. Votre formulaire fera l’objet d’un contrôle de qualité mené par un coordonnateur d’événements professionnel et sera transmis à tous les hôtels syndiqués de la région choisie pour obtenir rapidement une soumission de prix et de disponibilités.

Notre coordonnateur d’événements communiquera avec vous pour vous aider à choisir l’endroit parfait pour votre réunion et réserver toutes les installations dont vous avez besoin, en plus de négocier le contrat avec l’hôtel.

Lorsque vous aurez choisi votre destination, une personne contact de l’hôtel vous sera affectée pour vous aider à déterminer vos besoins en matière de repas et autres exigences spéciales. Pendant ce temps, Voyages W.E. s’occupera des réservations de voyages et d’hébergement, ainsi que des listes de chambres pour les rapports sur les hôtels et les clients.

À l’hôtel, le coordonnateur désigné assurera le succès de votre réunion en poursuivant votre relation individuelle directement avec l’hôtel, tout en profitant pleinement du partenariat avec l’équipe de gestion des événements de Voyages W.E. et du pouvoir d’achat des syndicats du Canada.

SURCLASSEMENT POUR LE PLANIFICATEUR DE RÉUNION

Nous comprenons que la personne responsable de la conférence et vos cadres peuvent avoir besoin d’un peu plus de petits soins. Ainsi, dans la mesure du possible, les incitatifs, avantages, rémunérations ou surclassements vous reviendront toujours directement. Vous les méritez, c’est vous qui prenez les décisions et nous tenons à ce que vous profitiez de ces quelques avantages.

Un seul outil vous permet d’économiser temps et argent et de trouver la meilleure affaire en ligne en une journée : le Planificateur de réunions en ligne de W.E.

En quoi consistent les services de réunions de Voyages W.E. ?

Voyages W.E. offre un système de réunions et de conférences de niveau mondial qui met à la disposition des organisateurs un outil puissant pour la gestion de tous les aspects d’un événement.

Ce système moderne, souple et facile à utiliser de réservations de voyages, d’hébergement et de conférences est vraiment exceptionnel; il assure non seulement la gestion des délégués, mais aussi celle des expositions, des conférenciers, des budgets, des coûts, de la comptabilité et de la planification de projets.

Voyages W.E. possède une vaste expérience en matière de réunions et de congrès syndicaux. L’engagement de l’entreprise en matière de développement et de soutien continus en fait un chef de file au pays en gestion de réunions et conférences.

À compter de la journée où un événement est conçu jusqu’à la présentation du rapport final, les services de réunions de Voyages W.E. gèrent efficacement tous les détails, permettant ainsi à l’organisateur de se concentrer sur la partie importante de l’événement – les gens qui y participent.

Qui a recours aux services de Voyages W.E. ?

Voyages W.E. est si souple que nombre d’organisations ont recours à ses services tous les jours pour rationaliser la gestion de leurs réunions, conférences, séminaires, congrès, expositions, événements et voyages.

Planificateurs de conférences et de réunions

En profitant du pouvoir d’achat des nuitées de groupe et individuelles des syndicats du Canada, Voyages W.E. peut offrir à chaque planificateur de réunion des avantages majeurs, incluant la négociation solide des tarifs et des espaces d’activités, la préparation du contrat de l’hôtel, l’utilisation de l’Internet, de télécopieurs et de téléphones, la gestion de la réservation des chambres d’hôtel, les contrats de tarifs à rabais du transport ferroviaire et aérien des délégués, la création de rapports complets, souples et détaillés et un service à la clientèle syndicale de grande qualité.

Coordonnateurs de congrès et de voyages de grands groupes

En plus des avantages que confère le planificateur de conférences et de réunions, Voyages W.E. offre des itinéraires de voyage détaillés, des lettres de confirmation d’hébergement, une gestion facile des voyages de groupes, la livraison de documents, un bureau du logement qui ne vous laisse pas tomber 30 jours avant, mais qui vous accompagne pendant la durée du congrès, avec un service rapide, efficace et économique, incluant des services d’information de voyages sur place et des pages de rapports sécurisées sur Internet.

Voyages W.E. offre un système avancé de gestion de l’hébergement et des voyages grâce auquel vos délégués arrivent sans encombres et prêts à participer à un congrès réussi.

Services complets de conférences et de congrès

Voyages W.E. offre les services complets dont vous avez besoin pour produire votre événement ou assurer la gestion de conférences toute l’année, que ce soit pour les réunions internes, la formation du personnel, les conférences ou les congrès nationaux. La centralisation de vos coûts de voyages individuels et de groupe est la meilleure façon de réduire les coûts, contrôler les dépenses, analyser chaque dollar de voyage, éliminer les frais importants et contrôler totalement votre deuxième plus importante dépense... les voyages.

Voyages W.E. peut aider les organisateurs en leur fournissant des services comme les inscriptions aux conférences, les invitations, les porte-noms, les certificats, l'historique de participation, les profils de marketing et la capacité de budgéter, d’entrer et de rapprocher les coûts.

Pour les grands syndicats, la base de données centrale est l’un des principaux atouts de ce système. Plus besoin d’entrer les noms et adresses à chaque conférence ou séminaire. Il y a aussi le suivi des chambres d’hôtel achetées pour la négociation de tarifs dans le cadre de notre Programme national d’hôtels de la CAUS, un large éventail de rapports conçus à l’avance et personnalisables, des politiques et procédures de gestion de projet et le même professionnel de voyages qui planifie vos déplacements quotidiens et vous aide à combler tous vos besoins pour le congrès.

Choisissez les services de Voyages W.E. qui sont le mieux adaptés à vos besoins pour votre prochaine réunion ou votre prochain congrès.

Renseignements sur les délégués

• Entrée du prénom, second prénom et nom de famille
• Titre, salutation et poste
• Indicateur d’adresses privées ou d’affaires
• Recherche automatique du code postal /zip
• Recherche rapide
• Interface avec un fichier général ou une liste d’envois
• Vérification automatique des dédoublements
• Copie automatique des détails d’un dossier similaire
• Fusion de lettres et étiquettes
• Rapports sur les statistiques démographiques
• Adresse de facturation
• Interfaces vers les courriels Winfax Pro et Eudora Pro pour les diffusions
• Notes illimitées pour chaque entrée démographique
• Inclusion de notes dans les lettres personnalisées
• Suivi de l’historique de la correspondance
• Classification des notes par type et utilisateur
• Recherche par mots clés
• Stockage d’information illimitée sur une personne et/ou une organisation
• Critères de sélection avancés
• Rapports de statistiques
• Système de sondage/ questionnaire
• Capacité d’effacer les données de profil désuètes

Services d’hébergement

• Réservations d’hôtel en ligne et en temps réel
• Réservations par télécopieur
• Lettres de confirmation par télécopieur et courriel
• Instructions de logement
• Liens avec l’hôtel et le centre de congrès
• Plusieurs types d’hôtels et de chambres
• Gestion des chambres partagées
• Entrée des besoins spéciaux des invités
• Confirmation des détails d’hébergement par lettres personnalisées
• Entrée des commentaires pour les listes de chambres d’hôtel
• Entrée des renseignements sur les cartes de crédit des invités à des fins d’utilisation par l’hôtel
• Gestion des changements et des annulations de chambres
• Enregistrement du dépôt ou du paiement complet de l’hébergement
• Listes de chambres complètes et à jour
• Rapports de statistiques sur les chambres réservées et utilisées

Services de voyages

• AUCUNS FRAIS DE SERVICE
• Négociation des rabais et des contrats avec les compagnies aériennes
• Réservations bilingues
• Formulaires de réservation par Internet et télécopieur
• Livraison de documents
• Rapports de prix minimum et maximum pour les voyages en avion
• Gestion des billets gratuits, gagnés et utilisés
• Services de voitures et limousines
• Location de voitures
• Voyages de groupes et allocation de blocs de places
• Services offerts aux voyageurs entièrement indépendants
• Listes de réservations détaillées pour les compagnies aériennes
• Impression des itinéraires
• Enregistrement des paiements et dépôts
• Confirmation des détails de voyages par lettres personnalisées
• Listes des arrivées et départs
• Gestion des modifications et annulations de voyage
• Secteurs et correspondances de voyage illimités
• Gestion des correspondances

Services pour les activités

• Contrôle du nombre de participants
• Enregistrement de la participation aux ateliers et séances connexes
• Gestion des programmes sociaux
• Allocation pour les activités importantes
• Contact avec l’hôtel pour le choix de repas
• Impression de billets
• Confirmation des détails des activités par lettres personnalisées
• Rapports statistiques
• Listes des participants aux activités

Services de conférences

• Inscription des participants à la conférence
• Inscription des participants aux activités qui précèdent et suivent la conférence
• Frais et types d’inscriptions illimités
• Inscription des personnes qui accompagnent et des enfants
• Impression des porte-noms
• Confirmation des détails d’inscription par lettres personnalisées
• Nombre de participants à la conférence
• Suivi des heures et pointes de perfectionnement professionnel
• Listes pour les conférences locales, provinciales et nationales
• Gestion des réservations en bloc

Services par Internet

• Réservations d’hôtel en ligne et en temps réel
• Demandes de transport en ligne (réservations bientôt)
• Planificateur de réunions en ligne – Demande de propositions
• Réception de confirmation de participation, entrées de listes d’envois
• Réception des inscriptions des délégués
• Réception des résumés des conférenciers
• Création de courriels personnalisés
• Production de rapports en tant que pages Web sécurisées pour les coordonnateurs
• Serveur sécurisé pour les cartes de crédit

Services aux conférenciers

• Entrée de l’horaire des discours
• État actuel du discours (p. ex. examiné, accepté)
• Entrée des types de conférencier (p. ex.: principal, plénière, atelier)
• Entrée de la date, de l’heure, du lieu du discours
• Ordre de présentation
• Allocation de la salle
• Renseignements sur le président et les co-auteurs
• Besoins en AV
• Aide-mémoire pour les conférenciers
• Inclusion des renseignements sur les conférenciers dans les lettres personnalisées
• Possibilité d’inclure des caractères scientifiques dans le titre du discours

Services aux exposants

• Allocation des stands et/ou espaces dans la salle
• Disponibilité des stands et/ou espaces dans la salle
• Signalisation
• Aide-mémoire pour les exposants
• Horaire d’installation et de démantèlement
• Exigences additionnelles (p. ex.: électricité, meubles)
• Porte-noms pour le personnel du stand
• Calendrier de paiement
• Inclusion de renseignements sur l’exposition dans les lettres personnalisées
• Entrée des préférences des exposants

Concepteur de rapports personnalisés

• Rapports sur les prix minimum et maximum des billets d’avion et sommaires
• Gestion des billets gratuits – gagnés et utilisés
• Rapports sur l’historique d’hébergement de réunions précédentes
• Rapports d’utilisation de l’hébergement par l’hôtel
• Rapports de rapprochement
• Inclusion de logos et de graphiques
• Niveaux multiples de sous-totaux et de regroupement de données
• Capacité de personnaliser plus de 50 modèles de listes standard selon vos exigences exactes
• Rapports en pages Web sécurisées pour les coordonnateurs
• Sommaire de l’événement

Services de budget et de vérification

• Allocation automatique ou manuelle d’un numéro de reçu
• Traitement de l’argent liquide, des chèques, des cartes de crédit
• Impression des reçus
• Impression des bordereaux de dépôt
• Coordination de plusieurs comptes bancaires
• Impression des factures et des avis et relevés de remboursement
• Vérification des listes de transaction
• Historique financier complet des paiements et remboursements de chaque délégué
• Entrée de la TPS
• Système de comptabilité simplifié pour les conférences
• Multiples révisions de postes budgétaires fixes et variables
• Comparaison du budget avec les dépenses réelles
• Entrée de toutes les dépenses
• Production de rapprochements par fournisseur et type de compte
• Facturation client/débiteur
• Module créanciers
• Grand livre général
• Consultation de comptes
• Traitement de fin de conférence
• écurité avancée