OPTIONS INTERNET

Sur www.wetravel.net, vous pouvez faire des réservations et des inscriptions en temps réel et en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Avec les services de réservations par Internet de Voyages W.E., un outil avancé de réservation offert exclusivement par Voyages W.E., les clients des syndicats peuvent faire leurs propres réservations de voyage et de réunions, à toute heure du jour ou de la nuit. Pour les voyageurs des syndicats et les planificateurs de réunions qui veulent faire leurs propres arrangements de voyage sans perdre la sécurité de la relation avec une agence qu’ils connaissent et en qui ils ont confiance, l’outil de réservation par Internet de Voyages W.E. est la solution idéale.

Lorsque le délégué à un congrès syndical réserve sur www.wetravel.net, l’information est automatiquement relayée à Voyages W.E. à des fins de contrôle de la qualité et d’achat de billets. Ce lien nous permet d’utiliser la gamme complète des produits de Voyages W.E., Galileo International et Events International pour coordonner et synchroniser les renseignements du voyageur comme si la réservation avait été faite au téléphone par un conseiller. Ce niveau de contrôle de la qualité et d’intégration de l’agence de voyage à l’outil de réservation n’a pas son pareil dans l’industrie.

Réservation de billets d’avion en ligne et en temps réel (*disponible le 1 er mai 2000)

En se branchant sur www.wetravel.net, le voyageur du syndicat a accès à l’ensemble des bases de données mondiales de voyage de Galileo, qui offrent une information constamment mise à jour sur les horaires et les réservations de plus de 500 compagnies aériennes, 40 000 hôtels et 44 agences de location de voitures dans le monde, en plus des avantages additionnels de tous les « tarifs privés », négociés par Voyages W.E. et votre syndicat, pour des billets d’avion, des séjours à l’hôtel et la location de voitures à rabais. Ainsi, des milliers de combinaisons d’itinéraires et de billets peuvent être comparées en temps réel, ce qui permet aux voyageurs d’avoir les meilleurs choix et les meilleurs trajets pour leurs besoins.

Mais surtout, votre conseiller professionnel de W.E. est toujours là, pour vous appuyer en contrôlant la qualité du dossier, en ajoutant de précieuses données de rapport, en achetant les billets et en faisant appliquer les politiques et procédures de voyage de votre syndicat.

Réservations et inscriptions d’hôtel, de réunions et de congrès en ligne et en temps réel.

Voyages W.E. peut traiter directement les réservations de voyage et d’hébergement des délégués sur Internet. Pour ce faire, Voyages W.E. utilise un formulaire standard HTML avec scripts Java pour accepter les données. Ces données peuvent inclure des coordonnées, le type d’enregistrement, les activités sociales, les ateliers et séances, des activités facultatives et une excursion, l’hébergement, le voyage et les correspondances, des notes et des détails sur les paiements.

Une fois le formulaire rempli par le délégué, les renseignements sont validés. Si le formulaire a été bien rempli, le délégué reçoit un numéro de reçu Internet et une lettre par courriel confirmant que ses réservations ont été traitées. Les données sont ensuite cryptées à l’aide d’une clé de 128 bits et transmises à nos professionnels du voyage.

Le conseiller en voyage peut télécharger toute nouvelle inscription en tout temps. Voyages W.E. trie les inscriptions entrantes selon la conférence (vous constaterez que nous avons plusieurs conférences en cours en même temps) et prend connaissance de la liste des nouveaux délégués. En cliquant sur un bouton, Voyages W.E. peut charger toutes les réservations dans sa base de données et n’arrête que lorsque les limites de disponibilité sont atteintes.

Planifiez votre réunion ou congrès en ligne

Comme pour les délégués, les planificateurs de réunion et les coordonnateurs de congrès peuvent réserver des centres de congrès dans une ville, recevoir plusieurs soumissions d’hôtels, réserver les lieux de réunion et profiter de l’immense pouvoir d’achat des syndicats canadiens sur Internet.

Les planificateurs de réunions peuvent soumettre des demandes et des préférences, puis se concentrer sur l’organisation et les participants pendant que Voyages W.E. s’occupe des détails de location. Les planificateurs de réunions peuvent soumettre autant de détails qu’ils le veulent et ne choisir que les services dont ils ont besoin pour chaque réunion ou congrès. Cette information est ensuite entrée dans le logiciel Events International de Voyages W.E. et des pages Web sécurisées sont créées pour vos délégués, ou une page privée est créée uniquement pour les organisateurs de conférences et certains collègues.

Une fois les données sur les réunions recueillies, Voyages W.E. peut extraire l’information voulue pour préparer plusieurs listes de chambres d’hôtel, des rapports de participation à jour en ordre alphabétique, des rapports résumant la conférence et des rapports sécurisés de page Web à l’intention des organisateurs.

Voyages W.E. peut aussi envoyer des confirmations courriel à chaque délégué pour confirmer que sa réservation a bien été complétée. Dans le cadre d’un essai du système mené dernièrement, 800 établissements d’hébergement, participations à des activités sociales et excursions facultatives ont été téléchargés. Ils ont été distribués électroniquement à 3 congrès distincts, contrôlés pour en vérifier la qualité et traités par nos professionnels des voyages. Du début à la fin, tout le processus n’a exigé que trois heures.

Confirmations courriel et messages télécopiés personnalisés

La fonction de fusion de lettres fournie par Voyages W.E. permet d’imprimer des lettres, de les télécopier ou de les envoyer par courriel. L’envoi par courriel de lettres personnalisées aux délégués, conférenciers, exposants, commanditaires et participants potentiels est une façon rapide et économique de communiquer et peut être personnalisé de façon à inclure tout renseignement que voulez transmettre à vos délégués.

Rapports en ligne comme pages Web

Voyages W.E. peut personnaliser une série de rapports et de listes et les afficher régulièrement sur une page Web sécurisée et privée. Les clients et les comités peuvent recevoir un mot de passe pour avoir accès à ces rapports et peuvent les voir ou les imprimer. La confidentialité est assurée et les organisateurs de réunions gagnent sur le temps et les coûts exigés pour communiquer avec nos bureaux. Ils ont accès aux rapports 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cet aspect est particulièrement important lorsqu’il est question de membres et de clients nationaux ou internationaux. L’organisateur de la conférence contrôle entièrement l’information fournie. Voyages W.E. crée avec vous les listes et les rapports, avec l’information et la ventilation nécessaires en pages Web. Il suffit de copier ces fichiers sur le site Web de la conférence et ils sont prêts à être utilisés.

Sécurité Internet

Voyages W.E. offre un environnement très sûr aux délégués. D’abord, toute communication entre un délégué et le serveur de Voyages W.E. est cryptée avec un protocole de sécurisation SSL (Secure Socket Layer) fourni par Verisign. Lorsque le délégué clique sur les boutons SOUMETTRE ou ENREGISTRER, ses données sont cryptées par un programme de chiffrement privé de 128 bits élaboré par The System Works (TSW). TSW est à la fine pointe de la technologie en matière de transactions bancaires par Internet et en temps réel. L’entreprise compte parmi sa clientèle plusieurs institutions financières et est experte en logiciels de sécurité et de cryptographie. Cette information cryptée est ensuite transmise au professionnel de conférence et chargée dans la base de données de Voyages W.E, où elle est décryptée à l’aide d’une clé unique. Seul l’organisateur de conférence à qui les données sont destinées peut les décrypter.

Beaucoup de grands syndicats utilisent le serveur sécurisé de Voyages W.E. pour leurs réservations de voyage et d’hébergement et pour leurs inscriptions aux conférences en ligne, dont le Syndicat canadien de la fonction publique et sa Division de l’Ontario, le Syndicat de l’énergie, des communications et du papier, IWA Canada, l’Association des joueurs de la Ligue canadienne de football, la section locale 378 du Syndicat international des employés professionnels et de bureau et l’Alliance de la fonction publique du Canada.

Fonctionnement

• Étape 1
  Le délégué examine l’information sur les voyages, l’hébergement et les inscriptions (facultatif) sur www.wetravel.net ou sur votre propre site Web.
  
• Étape 2
  Le délégué clique sur « Formulaire d’inscription en ligne » et est transféré au serveur sécurisé de Voyages W.E. qui utilise un chiffrement SSL pour crypter toutes les frappes du clavier du délégué envoyées au serveur de Voyages W.E.
  
• Étape 3
  Le délégué remplit le formulaire d’inscription en ligne
  
• Étape 4
  L’information contenue dans le formulaire est envoyée au programme de cryptage de données. Ce programme vérifie d’abord toutes les données, puis les crypte en utilisant un programme de cryptage de niveau bancaire de 128 bits.
  
• Étape 5
  Les données cryptées sont ensuite envoyées par courriel à Voyages W.E.
  
• Étape 6
  Un numéro de réservation ou d’inscription est immédiatement fourni au délégué pour confirmer que ses réservations ont bien été reçues et sont traitées par un professionnel de Voyages W.E. Le numéro de réception de la réservation est aussi fourni dans une lettre de confirmation envoyée par courriel ou télécopieur comme référence pour le délégué.
  
• Étape 7
  Le courriel crypté est téléchargé dans le système de Voyages W.E. puis décrypté.
  
• Étape 8
  L’information est chargée dans nos bases de données de Voyages W.E.
  
• Étape 9
  Une lettre de confirmation est envoyée au délégué, par courriel ou par télécopieur, avec tous les détails des options choisies .